فنون مذاکره تجاری
به چه مهارت‌هایی برای تبدیل شدن به یک مذاکره کننده حرفه ای در مذاکره تجاری نیاز است؟
تحقیقات بر مشخصه‌های فراوانی تأکید دارد که مهـمتـرین آنهـا تخصـص در موضوع مذاکره، کاریزما و موقعیت مذاکره کننده اصـلی است. لکن موارد دیگری نیز وجود دارند که از اهمیت بسیار بالایی برخوردارند و عبارتند از:
- توان فیزیکی بالا
- درک رفتار دیگران
- انعطاف و مهارت برخورداری از ظرفیت برای جهت دهی دوباره انرژی
- شخصیت شناسی
- متقاعدسازی
- زبان بدن
- علائم چهره
- تفاوت های زنان و مردان در مذاکره
- مذاکره در تنش
- تهدید و تحمیل
برای اینکه بتوانید مذاکره تجاری بهتری داشته باشید، لازم است که به تکنیک ها و موضوعات مختلفی را بدانید و به آن ها تسلط داشته باشید. در ادامه به برخی از مهمترین مهارت ها و اصولی که در مذاکره تجاری لازم است به آنها توجه کنیم، می پردازیم. اگر مدیران تجاری فکر کنند که آنها نمی توانند به طور مؤثر کسب و کار خود را دنبال کنند، به ویژه زمانی که احتمال رفتار تهاجمی در طرف دیگر وجود دارد، یک سازمان بین المللی می تواند این شکاف را برای مذاکرات دوستانه و برنده شدن از بین ببرد.
بهترین مذاکره کنندگان در مذاکرات تجاری بین الملل تقریباً خود را از هر جهت آماده می سازند، این آماده بودن مستلزم انجام کارهایی است مانند موارد زیر:
مرور وب سایت:
اطلاعیه های مطبوعاتی و مقالاتی که درباره شرکت آن ها و غیره نوشته شده و همچنین فعالیت های تجارت طرف مقابل را کاملاً بررسی و درک کنید. در اینجا جستجوی کامل Google و LinkedIn توصیه می شود. با بررسی هرگونه زندگینامه در سایت شرکت، نمایه LinkedIn شخص و با انجام یک جستجوی وب، پیش زمینه شخصی را که در حال مذاکره با آن در مذاکرات تجاری بین الملل هستید، بررسی کنید. آنچه معاملات مشابه توسط طرف دیگر و شرایط آن انجام شده است را مرور کنید. برای شرکت های دولتی، برخی از توافق های قبلی آنها ممکن است به (SEC (Securities and Exchange Commission ارسال شود. از پیشنهادات و قیمت های رقبای طرفی که با آن ها مذاکرات تجاری بین الملل می کنید ، اطلاع پیدا کنید. پویایی معامله در هر مذاکره بسیار مهم است. بنابراین برای تعیین موارد زیر آماده باشید:
- چه کسی در مذاکرات تجاری بین الملل قدرت دارد؟
- چه کسی معامله را بیشتر می خواهد؟
- طرف مقابل در چه محدودیت های زمانی قرار دارد؟
- طرف مقابل چه گزینه هایی دارد؟
- آیا طرف مقابل هزینه قابل توجهی را از شما دریافت می کند؟
یک اصل کاملاً اساسی تقریباً در مورد هرگونه مذاکره این است که شما (یا وکلای شما) باید اولین پیش نویس قرارداد پیشنهادی را تهیه کنید. این به شما امکان می دهد چگونگی ساختاری معامله را تنظیم کنید، نکات کلیدی را که می خواهید مورد بحث کنید، پیاده سازی کنید. طرف مقابل تمایلی به ایجاد تغییرات گسترده در سند شما نخواهد داشت (مگر اینکه به طور یک طرفه و به طور غیرقانونی باشد)، بنابراین شما با شروع کردن با شرایط ترجیحی خود بخشی از نبرد را برنده خواهید شد. با گفتن این حرف، شما می خواهید از آغاز مذاکرات تجاری بین الملل با توافقی جلوگیری کنید که طرف مقابل هرگز با آن موافقت نکند. توازن در اینجا مهم است، شما باید بتوانید با طرف مقابل به مانند انجام یک بازی شطرنج مذاکره کنید و اگر شرایط معامله به دلخواه شما نباشد می توانید از آن مذاکرات تجاری بین الملل دور شوید.
برای مذاکرات تجاری بین الملل خود را برای هر حرکتی آماده کنید. پیش بینی حرکات بسیار مهم است. این نوشته ترجمه از ریچارد هروچ است :
درس این مذاکرات تجاری بین الملل این بود که امتیازات به طور مداوم در حالی که هیچ چیزی در عوض دریافت نمی کنید می تواند به خلاف آنچه شما برای آن امیدوار هستید منجر شود. اگر شما در حال امتیاز دادن هستید، حتما در عوض چیزی را بخواهید و آن را به دست بیاورید.
شما باید بدانید که هرچه مدت یک معامله در مذاکرات تجاری بین الملل بیشتر طول بکشد، احتمال وقوع چیزی برای جلوگیری از آن بیشتر است. بنابراین سریعاً در موضع پاسخگویی قرار بگیرید، از وکیل خود بخواهید که اسناد را به سرعت جور کند و معاملات را ادامه دهد. با این حال ، این بدان معنا نیست که شما باید در مذاکرات تجاری بین الملل عجله کنید و امتیازاتی را که لازم نیست بدهید. درک کنید که زمان چه وقت در کنار شما است و چه زمانی می تواند دشمن واقعی شما باشد.
نحوه‌ی پیشبرد مذاکرات تجاری بین المللی
در بسیاری از موقعیت ها می‌خواهید گزینه های رقابتی داشته باشید. این می تواند موقعیت مذاکره شما را ارتقا بخشد و به شما امکان دهد بهترین تصمیم را برای نحوه پیشبرد مذاکرات تجاری بین الملل بگیرید. به عنوان مثال، اگر شما درگیر فرایندی برای فروش شرکت یا سهام خود هستید، بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که چندین پیشنهاد دهنده بالقوه را داشته باشید. شما می خواهید از مذاکره منحصر به فرد با یک پیشنهاد دهنده جلوگیری کنید، تا اینکه به جلسه ای برسید تا بهترین قیمت و شرایط موجود را داشته باشید. به همین ترتیب، اگر به دنبال خرید یک محصول، اجاره فضای اداری یا وام برای تجارت خود هستید، اگر گزینه های دیگری داشته باشید، بهتر خواهد بود و طرف مقابل می داند که رقبای قابل قبولی دارد. با مذاکره همزمان با دو یا چند طرف، اغلب می توانید قیمت مناسب تر یا شرایط قراردادی بهتری را در مذاکرات تجاری بین الملل بدست آورید.
جلوگیری از گیر کردن در یک مسئله به ظاهر پرتحرک
گاهی اوقات بهتر است که یک مسئله پرتحرک موقتا کنار گذاشته شود و هر دو طرف برای پیشرفت در سایر موضوعات در مذاکرات تجاری بین الملل پیش بروند. یک راه حل خلاق ممکن است بعداً خارج از مذاکره برای شما پیش بیاید. شما می خواهید بفهمید که شخص دیگری که در حال مذاکره با آن هستید چه اختیاری دارد. آیا او تصمیم گیرنده نهایی است؟
جلوگیری از پذیرفتن اولین پیشنهاد در مذاکرات تجاری بین الملل
قبول کردن اولین پیشنهاد در مذاکرات تجاری بین الملل اغلب اشتباه است. به عنوان مثال، اگر خانه خود را می‌فروشید و پیشنهادی دریافت می کنید، به دنبال قیمت بالاتر یا شرایط بهتر (حتی اگر پیشنهاد دیگری وجود ندارد) باشید. اگر با پیشنهاد اول مخالفت نکنید ، طرف مقابل نگران این است که آنها بیش از حد پیشنهاد داده اند و ممکن است به پشیمانی خریدار و تلاش برای خروج از معامله بیانجامد. خریداران انتظار دارند که اولین پیشنهاد آنها رد شود. بسته به شرایط ، اکثر خریداران در اولین پیشنهاد خود انتظار دارند که مبلغ تا حداقل ۵٪ -۱۵٪ افزایش یابد. پیشنهادهای متقابل و برخی مذاکرات بعدی در مذاکرات تجاری بین الملل به احتمال زیاد باعث می شود که دو طرف راضی شوند که آنها به بهترین توافق نامه ممکن دست یافتند و به این ترتیب نسبت به بسته شدن معامله در مذاکرات تجاری بین الملل متعهد تر هستند.
سوال پرسیدن از طرف مقابل در مذاکرات تجاری بین المللی
نترسید و از طرف مقابل در مذاکرات تجاری بین الملل سؤال های زیادی بپرسید. پاسخ ها می توانند در مذاکرات تجاری بین الملل آموزنده باشند. بسته به نوع معامله ، می توانید این سوالات را بپرسید:
- آیا این بهترین قیمت یا پیشنهادی است که می توانید به من بدهید؟
- چه تضمینی می توانم دریافت کنم که محصول یا راه حل شما برای من واقعاً کار کند؟
- رقبای شما چه کسانی هستند؟ محصولات آنها چگونه مقایسه می شوند؟
چه چیز دیگری را می توانید بدون هزینه برای ما به معامله برسانید؟ (یک سؤال مفید برای پرسیدن از فروشندگان اتومبیل.)
- زمان مورد نظر شما برای معامله چیست؟
- معامله ما چه فایده ای برای شما دارد؟
تدوین قرداد
مقوله مهمی که در کنار مذاکره تجاری دیده می شود و شاید بتوان گفت موضوعی است جدانشدنی از مذاکره تجاری، مبحث تدوین قرداد است. یک مذاکره کننده برای اینکه بتواند یک مذاکره تجاری خوب و عالی را به سرانجام برساند، باید بتواند یک قرارداد مناسب با طرف مقابل خودش بنویسد. مذاکره کننده ای که با اصول قراردادنویسی آشنا نباشد، ممکن است در خیلی از مذاکره ها دچار مشکل شود یا حتی با امضای قراردادی، ضررهای بسیار برایش بوجود بیاید.
توانایی چانه زنی در مذاکره
یکی دیگر از مهارت های مهم مذاکره، بخصوص مذاکره تجاری، توانایی چانه زنی در مذاکره است. یک مذاکره کننده اگر نتواند چانه زنی صحیح بر سر قیمت ها داشته باشد، نمی تواند موفقیت های چشمگیری را کسب کند. یکی از افتخارات مذاکره کننده های حرفه ای این است که توانسته اند در قراردادهای مختلف خودشان، تحفیف های خوبی بگیرند یا توانسته اند قراردادی را با کمترین میزان تخفیف با مشتری منعقد کنند. به هرحال داشتن توانمندی در چانه زنی، چه برای دریافت تخفیف و چه امتناع از تخفیف دادن، بسیار مهم و کاربردی است.
اگر در توزیع قدرت در مذاکره، دچار اشتباه شوید و یا برای آن برنامه ای نداشته باشید، احتمال اینکه در موضوع ضعف قرار بگیرید و امتیازهای بیشتری بدهید زیاد است. اگر بخواهم موضوع را بازتر کنم، هر اقدامی که باعث شود، مخاطب یا شما یک ارجحیت و یا قدرت بیشتری نسبت به طرف مقابل داشته باشید، این تعادل دچار مشکل می شود. این موضوع را با مثال بیشتر توضیح می دهم. وقتی شما برای برگزاری مذاکره به محل مشتری می روید، عملاً این پیام را منتقل کرده اید که شما ضعیف تر هستید و شاید برای حضور در چنین جلسه ای ناراحت باشید. وقتی تعداد افرادی که مقابل شما و در جلسه مذاکره حضور دارند، از تعداد نفرات تیم شما بیشتر است بعنوان مثال شما تنها به مذاکره رفته اید و مخاطب شما به همراه ۳ نفر دیگر حضور دارد، کفه ترازو به سمت مخاطب شما خواهد بود و احتمالا او قدرتمند تر است. حالت دیگر مکان مذاکره است. همانطور که در مسابقه فوتبال بازی در زمین خودی یا حریف، می تواند بر نتیجه مذاکره تاثیر گذار باشد، مذاکره هم همین گونه است.
حالت های دیگری هم باعث ایجاد این وزنه قدرت در مذاکره می شود مثل: دانش کافی، تسلط بر روی مذاکره، اطلاعات فنی کافی و غیره. مذاکره کننده‌ای که می خواهد مذاکره تجاری قوی داشته باشد، بخصوص در مذاکره های بین المللی، باید به این اصول اشراف کامل داشته باشد.
دسته‌ای از مهارت ها که استفاده از آنها در جریان مذاکرات به طور گسترده ای در میان مذاکره کنندگان رواج دارد، تاکتیک های مرتبط با امتیاز دهی و امتیاز گیری بوده. برخی از این تاکتیک ها به شرح ذیل می باشد:
- تاکتیک بزرگنمایی پوشالین
- تاکتیک استفاده از فشار زمانی
احساسات نقش مهمی را در فراینده مذاکرات ایفا می‌کنند، احساسات مثبت و منفی می‌تواند بطور استراتژیک بروز داده شود تا بر نتایج تاثیرگذار باشد. برخی از مذاکرات به دلیل فراوانی موضوعات قابل بحث و پیچیدگی تصمیم گیری، در طی مراحل مختلفی انجام می‌گردد که با توجه به ماهیت گوناگونشان دسته ای از تاکتیک ها اکثرا در این نوع مذاکرات استفاده می گردد. برخی از این تاکتیک‌ها به شرح ذیل می‌باشند:
- برقراری ارتباطات غیر رسمی
- تاکتیک تفرقه افکنی و عصبی کردن اعضای تیم مقابل
بسیاری از مذاکره کنندگان در طول مذاکره ،اقدام به استفاده از تاکتیک‌هایی می‌نمایند که جایگاه خود را بهبود بخشیده و یا جایگاه و توانمندی های طرف مقابل را تضعیف نمایند. در واقع کار را برای طرف مقابل به جایی می‌رسانند که او مجبور گردد انرژی خود را به جای تمرکز بر منافع و خواسته هایش، به دفاع از شان و موقعیت خویش اختصاص دهد. از جمله این تاکتیک‌ها می توان به :
- تاکتیک بی ارزش نشان دادن نظرات و گفته های طرف مقابل
- تاکتیک انتقاد از سبک رفتار و وضعیت عمومی طرف مقابل
- تاکتیک استفاده از تهدید
استفاده از تاکتیک‌های غیر اخلاقی از اجزای جدایی ناپذیر مذاکرات تجاری می‌باشد. این تاکتیک‌ها در سه دسته کلی:
- تاکتیک های فریبکاری آگاهانه
- تاکتیک‌های جنگ روانی
- تاکتیک های فشار
برای دستیابی به یک مذاکره خوب در عرصه داخلی و بین المللی بهتر است سوالاتی از قبل آماده کرده و جواب های آن را بیابیم. هر فرهنگ آداب و رسوم تجاری خودش را دارد و می تواند پشت میز مذاکرات بین المللی منجر به موفقیت یا شکست شود. ما با اجتناب از خطاهای فاحش که باعث عدم اعتماد، رنگ باختگی در مذاکرات و احساس بد می شوند، درهای معامله را باز می گذاریم.
- می خواهیم مذاکره کننده ی مستقیم باشیم یا غیر مستقیم؟
- آیا تیم ما روی مساله اجماع دارد یا مستقل عمل می کند؟
- آیا هدیه ای به همراه داریم؟
- آیا می خواهیم کوتاه حرف بزنیم؟
- آیا اعضای ارشد تیم مقابل را شناسایی کرده ایم؟
برای هر شرکت و هر کشور پاسخ های متفاوتی به این سوالات وجود دارد. مواردی وجود دارند که با توجه به اختلاف فرهنگی باید روی آنها فکر کنیم. با امتحان قوت و ضعف طرف مقابل گفتگوی ارزشیمان قوی تر می شود. همچنین باید فرهنگی را امتحان کنیم که اعتبار و نفوذ را پشت میز مذاکره می سازد.
شرکت ها در رسانه های بومی و منطقه ای چه نوع پوششی ایجاد می کنند؟
این نکته می تواند سرنخ های مهمی از ارزش عمومی فرهنگ تجاری بدهد و حتی سرنخ هایی از موقعیت شرکت ها در بازار، معاملاتش و غیره. دانستن سابقه‌ی معاملات و قراردادهای گذشته ارباب رجوعمان، می توانند سرنخی از درخواست های طرف مقابل مذاکره به ما بدهند. اگر آن معاملات و قراردادها با شخص ما انجام نشده بودند، بهتر است بفهمیم با چه کسانی انجام شده اند. به دنبال اطلاعاتی باشیم که در این مذاکره به ما کمک کنند.
در صورت در دسترس بودن گزارش سالانه‌ی شرکت آنها را بخوانیم ، گزارشات سالانه نکات و اطلاعاتی خوبی را نشان می دهند. می توانیم از آنها برای دیدن فهرست اولویت های شرکت، و شناخت ارزش های مدنظرشان، و درک قوت و ضعفشان و حتی حدس های آکادمیک درباره ی نوع اطلاعات مورد تاکیدشان استفاده نماییم. می توانیم از اطلاعات و وبسایت های شرکت برای ساخت تصویری واضح از قوت و ضعف هایش استفاده کنیم. همچنین می‌توانیم با خواندن داستان موفقیت هایشان پی به ارزش های مدنظرشان ببریم. گزارش عمومی تجارت ،چگونگی رسیدن به وضعیت عمومی در یک شرکت قوت و ضعف هایش را به ما می گوید. چه نوع اطلاعاتی از منابع خبری تجاری گرفته می شوند، هم مهم هستند. گزارشات جهانی ویژه از کارشناسان و تحلیل گران در تکمیل بررسی ما می توانند ضروری باشند. نشست و برخواست با تیم مقابل، معاشرت کردن با طرف مقابل مذاکره در محیط های غیر رسمی می تواند بسیار سودمند باشد.
برای اطلاعات بیشتر روی عناوین زیر کلیک کنید:
- امور مهاجرتی
- حقوق بین الملل
- قراردادهای حقوقی
- حقوق تجارت بین الملل
- قراردادهای بین المللی
- وکیل حقوقی بین الملل
- مذاکرات تجارت بین المللی
موسسه حقوقی داوری بین المللی کاراندیش داتا، یکی از بهترین موسسات حقوقی تهران با داشتن وکلا و اساتید مجرب دانشگاه‌ها آماده‌ی ارائه خدمات در زمینه‌ی تجارت بین الملل خواهد بود. در صورت سوال، می‌توانید نظر خود را در قسمت دیدگاه با ما به اشتراک بگذارید.
وکیل دادگستری خانم ویدا نجفی